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정리를 하면 시간을 번다, 나는 오늘 책상을 정리하기로 했다 (Emi, 2018)

북-로그

by 박세 parxehee 2018.09.14 11:00

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이 책의 대전제는, 책상과 생각을 정리하면 업무 시간이 줄어들고 그 대가로 가족과 보내는 소중한 시간이 주어진다, 라는 것이다. 

(정말 그럴까? 업무 시간이 줄어들면 더 많은 업무를 하게 되는 건 아닐까?)

아래 내용을 읽고 실천해보며 어디 정말로 그러한지 한 번 검증해보자.

책상 정리

  • '1분야 1안건'으로 수납상자를 만들어라. (1분야 1안건이 한 수납상자에 다 들어가지 않을 정도로 서류의 양이 많으면 어떻게 하지?) 박스 하나가 가득차면 프로젝트가 끝날 때까지 미루지 말고 그 단계에서 바로 정리를 하라. 프로젝트가 될지 말지 모르는 안건이나 단시간에 끝나는 안건의 서류와 메모는 '진행 중'이라는 라벨을 붙인 상자를 만들어서 관리하라. 마스킹테이프로 꾸미거나 라벨프린터로 뽑은 라벨을 붙여라.
  • 서류 보관은 클리어파일을 사용하면 편리. 빈 클리어파일 전용 박스를 만들 것.
  • 자주 사용하는 물건일수록 꺼내기 쉽고 원래대로 두기 편하게 수납한다. (이것이 바로 수납의 기본이다.) 자석을 사용하면 바로 잡을 수 있는 수납이 가능하다. 
  • 종이류는 일단 스캔하여 데이터로 만들어 컴퓨터 안에 보관하고, 실물을 남기지 않는 방법을 추천. 만약 상자에 담아 사물함에 보관할 경우 마지막 열어 본 날짜를 매번 상자에 적어둘 것. (1년 이상 상자를 열지 않았다면 처분)
  • 정기적 활동, 어느 정도 반복되는 작업의 경우 사용하는 물품을 한데 모아서 전용 상자를 만들어 두기. (상자에 들어 있는 물품도 메모하여 붙여두기.)
  • 주1회 15분 정리정돈하기. 월요일 점심시간 후 15분 동안이 딱 좋다. 연 2회 대청소와 정리 타임. 

시간 관리

  • 디지털 캘린더 활용하고, 종이 스케줄러는 분리형 수첩으로 사용. 출퇴근 시간도 표시하면 보다 효율적으로 일할 수 있다.
  • 일요일 밤에 5분 정도 시간을 내서 다음 날 스케줄 체크하고 그 주에 해야 할 일을 우선순위 매겨보기.
  • 회사에 도착하면 오늘 할 일 선언하기.
  • 하루를 오전 / 오후 / 저녁 3가지 시간대로 나눠서 그 시간대에 적합한 각각 다른 업무를 할당하기. 자신에게 알맞은 업무 배분 방식을 잘 모르겠을 때는 일이 잘 되는 날의 업무 배분을 꼭 검증해 볼 것.
  • 일시 결정은 주도적으로 하기. 후보 날짜가 여러 개 있으면 반드시 이른 쪽 날짜를 고르기.
  • 반복되는 업무는 일에 걸리는 시간을 반드시 계산해보기. 한 번 제대로 타이머를 들고 일에 몰두해보기.
  • 미완성 상태라도 부담 없이 상사에게 의논하거나 동료에게 제시해보기. 시간 효율이 좋아지고 성과도 올라가는 동시에 인간관계도 원활해진다.
  • 시간 절약이 되는 문구류 사용: 카라비너 달린 볼펜, 테이프풀, 세울 수 있는 백인백 등.
  • 회의 메모는 노트보다 A4 용지를 사용하면 클리어파일에 넣어 관리하기가 편하고, 순서를 바꿀 수 있고, 스캔/복사도 쉽다.
  • TO DO 목록은 포스트잇보다 노트를 사용. 노트 양면을 8칸으로 나눠서 분야대로 적기. 한 주에 노트 양면으로 계산하여 다음 주 할 일은 다음 양면에 적어둘 수 있음. 몇 분 내 할 수 있는 일은 TO DO를 적기 전에 해치워버리자.
  • 관심을 가지고 있는 것을 분야를 막론하고 날짜순으로 죽 기록한 '마이 노트'를 쓰자. 나 자신을 위해 편집한 '잡지' 같은 노트.
  • 고민이 있을 때는 노트 한가운데에 '고민'이라고 쓰고 그 주위에 원을 그린 다음 고민의 원인이라고 느낀 점을 쓰는 방식으로 마인드맵을 그려본다.
  • 반복 업무는 반드시 체계화하여 TO DO 목록, 체크리스트를 만들어 둔다. 
  • 5분이면 할 수 있는 일 리스트 만들어 둔다. 손을 움직여서 하는 일 위주로.
  • 아침 일과 - 루틴을 적어놓으면 하루가 순조롭다.
  • 서류는 A4 용지 1장으로 정리.
  • 기획서, 자료, 메일에서 포인트는 3가지로 정리.
  • 내 메일 주소를 자동으로 '숨은 참조'에 넣도록 설정해두기. 메일을 쓸 때는 심리적으로 답하기 편하게 쓰기. 메일을 빨리 답신하면, 돌아오는 답신도 빨라진다는 긍정의 소용돌이.
  • 서류 작성은 백지 상태 보다는 서류 양식, 템플릿을 구해서 시작. 자기만의 템플릿을 만들어 두기.

일과 육아의 균형 잡기

  • 시간에 대해 엄격하고 합리적. 회의는 짧게. 급하지 않은 일은 메일로, 급한 일은 직접.
  • 갑작스럽게 휴가를 내더라도 업무 공백이 생기지 않도록 책상은 잘 정리하고 현재 진행 중 박스 하나만 놔두기. 필요한 서류가 있는 곳을 전화로 간단히 설명할 수 있도록.
  • 업무 우선순위는 '마감이 빠른 순'을 기본으로 하여 진행. 
  • 업무 종료 시에는 다음날 아침 할 일을 정리.
  • 퇴근 하는 길에 딱 15분만 한숨 돌리며 직장인 모드에서 엄마 모드로 전환하기 전 여유를 갖기.
  • 못하는 이유를 찾지 말고 어떻게 하면 할 수 있을지 생각한다.


나는 오늘 책상을 정리하기로 했다 - 6점
Emi 지음, 남궁가윤 옮김/즐거운상상


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